Giorgio Gnoli – Consulente CRM e Temporary Manager

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Come scegliere il CRM perfetto nel 2025 guida essenziale

Come scegliere il CRM perfetto nel 2025

Scegliere un CRM nel 2025 non è proprio una passeggiata. Non basta scrivere “miglior CRM” su Google e cliccare sul primo che esce. Cioè, puoi farlo… ma poi non sorprenderti se ti ritrovi con un coso che sembra un database glorificato più che un aiuto reale.

Io la penso così: un CRM non è software, è quasi un socio silenzioso che ti ricorda chi seguire, chi rischi di perdere e come far girare meglio le vendite. E con l’intelligenza artificiale che ormai trovi ovunque, diventa pure capace di consigliarti le mosse giuste.

Ma cosa ti serve davvero?

La parte noiosa (ma indispensabile) è questa: capire di cosa hai bisogno tu. Non “il mercato”, non i trend, ma tu.

  • Sei una piccola attività che vuole solo ordine nei contatti? Allora basta un sistema semplice, magari un CRM low-cost.

  • Vuoi crescere? Allora serve un software scalabile, che non collassi appena aumentano i lead.

Io, ad esempio, non potrei mai lavorare con un sistema rigido. Se il mio CRM non si integra con altre cose (tipo automazioni, email marketing o marketing automation), diventa solo una perdita di tempo.

CRM e nuove tecnologie: hype o realtà?

Nel 2025 chiunque parli di CRM ti dirà “c’è l’intelligenza artificiale”. Ok, figo. Previsioni di vendita, segmentazioni automatiche, suggerimenti in tempo reale… ma la verità è che non basta il bollino “AI” per rendere un software utile.

Sai cosa conta? L’usabilità.
Un CRM complicato non lo userà nessuno. Punto. Il trucco è farlo testare al team: se già al primo click qualcuno sbuffa, lascia perdere. Non vuoi ritrovarti con un CRM che finisce a fare la fine dell’abbonamento in palestra: lo paghi, ma resta lì.

Vuoi un esempio concreto? Guarda come un CRM rende la pipeline prevedibile e scalabile in questo articolo.

Le domande che nessuno fa (ma che cambiano tutto)

Quando scegli un CRM nel 2025, prova a porti domande molto terra-terra:

  • Quante persone devono usarlo subito?

  • Quanto ti costa formare il team?

  • Lo vuoi per davvero, o solo per dire “abbiamo il CRM”?

Perché, spoiler: non è solo questione di abbonamento. C’è il costo del tempo e delle persone. E se vuoi farti un’idea realistica, guarda anche quanto costa un CRM manager.

La mia opinione sincera

Il CRM perfetto non esiste. Esiste il CRM che ti serve adesso, e che non ti costringe a ricominciare da zero tra un anno.

Magari oggi vuoi solo raccogliere lead. Domani ti servirà fare campagne complesse. Dopodomani avrai bisogno di collegarlo al tuo e-commerce. Quindi scegli una piattaforma che non ti chiuda strade.

Se vuoi un approccio più pratico (e meno filosofico del mio), ti consiglio questa guida completa al CRM.

E quindi, come si fa?

In pratica: non farti fregare dalle demo super patinate.
Chiediti solo: questo CRM mi fa risparmiare tempo o me ne fa perdere?
Se la risposta è la prima, probabilmente hai trovato quello giusto.

E già che ci sei, divertiti a testare il calcolatore ROI CRM. Non è perfetto, ma almeno ti dà un numero su cui ragionare prima di firmare l’ennesimo contratto annuale.