Usare Notion come CRM: La Guida Pratica (Senza Fronzoli)

Ok, diciamocelo chiaramente. Quante volte ti sei ritrovato a guardare i prezzi dei CRM “professionali” e hai pensato “ma davvero devo spendere 50-100 euro al mese per gestire una lista di contatti?”

Io ci sono passato. E dopo aver testato praticamente tutto – da HubSpot a Pipedrive, passando per Salesforce (che costa quanto un mutuo) – sono arrivato a una conclusione abbastanza sorprendente: Notion può essere un CRM serio. Non sto scherzando.

Certo, non è la soluzione per tutti. Ma se gestisci una piccola azienda, sei un freelance, o hai un team che non supera le 10 persone, Notion potrebbe essere esattamente quello che ti serve. Senza spendere un patrimonio.

Perché Notion Batte i CRM Tradizionali (Almeno per Me)

La flessibilità è tutto. Con i CRM classici ti adatti sempre tu al software. Con Notion è il contrario – costruisci il sistema come lavori davvero tu.

I vantaggi sono evidenti:

• Personalizzazione totale: database, viste, proprietà su misura per i tuoi processi
• Costi contenuti: parti gratis, e anche i piani a pagamento sono ragionevoli
• Curva di apprendimento dolce: se sai usare Excel, impari Notion in un pomeriggio
• Collaborazione naturale: commenti, menzioni, condivisione immediata

Comunque, non è tutto oro quello che luccica. Notion ha i suoi limiti – automazioni avanzate, email marketing integrato, permessi granulari per team grandi. Ma per la maggior parte delle esigenze? Funziona benissimo.

Setup Pratico: Costruire il CRM in 4 Database

Ecco il punto: tieni la struttura semplice all’inizio. Quattro database core bastano per partire:

Database Aziende:

• Nome (Title)
• Dominio (URL)
• Segmento (Select: SMB, Mid-Market, Enterprise)
• Fonte acquisizione (Select: Referral, Ads, Organico)
• Owner (Person)
• Stato relazione (Status: Prospect, Cliente, Dormiente)
• Valore opportunità aperte (Rollup)
• Ultimo contatto (Rollup da Attività)

Database Contatti:

• Nome completo (Title)
• Email (Email)
• Telefono (Phone)
• Ruolo (Select)
• Azienda (Relation → Aziende)
• Owner (Person)
• Fonte (Select)
• Note personali (Text)

Database Opportunità:

• Nome deal (Title) – tipo “ACME Corp – Licenze Software”
• Azienda (Relation)
• Contatti coinvolti (Relation multipla)
• Fase (Status: Nuova, Qualificata, Demo, Proposta, Negoziazione, Vinta, Persa)
• Importo (Number, formato valuta)
• Probabilità % (Select: 10%, 25%, 50%, 75%, 90%)
• Importo ponderato (Formula: Importo×Probabilitaˋ100Importo×100Probabilitaˋ​)
• Data chiusura prevista (Date)
• Owner (Person)
• Prossima azione (Text)

Database Attività:

• Titolo (Title)
• Tipo (Select: Call, Email, Meeting, Follow-up, Demo)
• Collegamento Opportunità (Relation)
• Collegamento Contatto (Relation)
• Data/Scadenza (Date con reminder)
• Stato (Status: Da fare, In corso, Completata)
• Assegnatario (Person)
• Note risultato (Text)

In realtà, questa struttura la puoi montare in 30 minuti. Poi la raffini man mano che capisci cosa ti serve davvero.

Le Viste Che Cambiano il Gioco

La vista Kanban per le opportunità è oro colato. Trascini i deal da una fase all’altra, vedi subito dove si incagliano le trattative. È visuale, immediato.

Altre viste che uso quotidianamente:

• Attività oggi e domani (filtrata per data e assegnatario)
• Opportunità da chiudere questo mese (filtro su data chiusura)
• Deal a rischio (nessuna attività negli ultimi 14 giorni)
• Pipeline per owner (vista board)
• Calendario follow-up (vista calendario sulle attività)

Quindi, la cosa bella è che puoi creare viste per qualsiasi necessità. Clienti senza email, prospect senza owner assegnato, deal sopra i 10k euro. Tutto filtrato in automatico.

Automazioni Senza Impazzire

Zapier è il tuo migliore amico qui. O Make, se preferisci (costa meno). Li uso per collegare tutto:

Esempi concreti che funzionano:

• Form sito web → Nuovo lead: qualcuno compila il form, boom – nuovo contatto in Notion con opportunità collegata
• Email importante → Note CRM: forwardi email cruciali direttamente nel record cliente
• Nuovo deal vinto → Notifica Slack: il team festeggia in automatico
• Scadenza follow-up → Reminder: notifiche sui canali che usi davvero

Una piccola automazione che adoro: quando segno un’opportunità come “Vinta”, si crea automaticamente una attività “Onboarding cliente” programmata per la settimana successiva.

Dashboard CRM: Una Home Che Funziona

Crea una pagina “CRM Dashboard” con i widget essenziali:

KPI immediati:

• Pipeline totale (somma importi opportunità aperte)
• Pipeline ponderata (somma importi ponderati)
• Deal da chiudere nel mese
• Attività scadute (filtro rosso, impossibile da ignorare)

Focus personali:

• Le mie opportunità aperte (filtro per owner)
• Le mie attività di oggi
• Clienti da ricontattare (ultimo contatto > 30 giorni)

Collegamenti rapidi:

• Template note riunione
• Listino prezzi
• Script chiamate commerciali

Niente grafici elaborati – per quelli puoi sempre esportare in Google Sheets. Ma per il controllo quotidiano, questa dashboard basta e avanza.

Best Practice Che Funzionano Davvero

Aggiorna tutto, sempre. Lo so, sembra ovvio. Ma un CRM con dati vecchi è peggio di non avere un CRM. Punto.

Altre regole che seguo:

• Convenzioni nomi: “Azienda – Oggetto” per le opportunità, così le trovi subito
• Campi obbligatori: Email e Owner su ogni contatto, Fase e Importo su ogni opportunità
• Revisione settimanale: 15 minuti ogni venerdì per pulire attività completate e aggiornare prossime azioni
• Template per tutto: call commerciali, follow-up, proposte. Risparmiano tempo e mantengono la qualità

Ecco una cosa che ho imparato a mie spese: se un’opportunità non ha una “prossima azione” definita, è morta. Tienilo sempre compilato.

Quando Notion NON è la Scelta Giusta

Sii onesto con te stesso. Notion non è perfetto per tutti:

Non usarlo se:

• Gestisci più di 1000 contatti attivi
• Hai bisogno di email marketing integrato
• Il tuo team supera le 15 persone
• Servono automazioni di vendita complesse
• Hai processi di approvazione articolati

In questi casi, valuta:

• HubSpot (se hai budget)
• Pipedrive (buon compromesso)
• Monday.com (per team grandi)

Ma per piccole aziende, freelance, agenzie creative? Notion è spesso la scelta più intelligente.

Migrazione Rapida: Come Partire Oggi

Hai già un CRM? Nessun problema:

1. Esporta tutto in CSV dal sistema attuale
2. Importa in Notion (funzione nativa)
3. Ricrea le relazioni usando chiavi comuni (email, nome azienda)
4. Testa con 20-30 record prima di andare in produzione
5. Forma il team sulle nuove procedure

Parti da zero? Ancora meglio:

1. Crea i 4 database base (30 minuti)
2. Aggiungi 10 contatti di test
3. Crea 3-4 opportunità fittizie
4. Prova le viste e i filtri
5. Imposta una automazione semplice (form → contatto)

Comunque, il consiglio è sempre lo stesso: inizia semplice, raffina dopo.

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FAQ Pratiche

È davvero efficace Notion come CRM? Per team piccoli-medi, assolutamente sì. Ho visto agenzie da 5 persone gestire 500+ clienti senza problemi.

Il piano gratuito basta? Per iniziare sì. Se superi i 1000 blocchi o hai bisogno di permessi avanzati, il Plus costa 8€/mese per utente.

Servono competenze tecniche? Se sai usare Excel, impari Notion. Le relazioni tra database sembrano complicate ma sono intuitive.

Come automatizzare l’inserimento dati? Zapier o Make. Colleghi form, email, calendari. Costa 20-30€/mese ma ti fa risparmiare ore.

Si integra con altri strumenti? Sì: Google Workspace, Slack, Stripe, calendari, email. L’ecosistema è ampio.

Funziona per team distribuiti? Perfetto. Accesso web, app mobile decente, commenti e menzioni per la collaborazione.

Ci sono limiti di performance? Con database grandi (>5000 record) può rallentare. Soluzione: archivia i dati vecchi, usa filtri intelligenti.

È sicuro per dati sensibili? Notion ha certificazioni standard (SOC 2, GDPR). Per dati ultra-sensibili, valuta soluzioni enterprise.

Posso fare report avanzati? Report base sì. Per analytics complessi, esporta in Google Sheets o Looker Studio.

Vale la pena migrare dal mio CRM attuale? Dipende. Se spendi >100€/mese e usi solo il 30% delle funzioni, probabilmente sì. Se hai processi complessi consolidati, forse no.

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Quindi, eccoci qui. Notion come CRM non è una soluzione perfetta, ma per molte realtà è quella più sensata. Economica, flessibile, e ti cresce addosso man mano che la tua azienda si sviluppa.

Non aspettare il sistema perfetto. Inizia con quello che funziona oggi, e miglioralo domani. In fondo, il miglior CRM è quello che usi davvero, no?