Allora.
Parliamoci chiaro.
Ti è mai successo di dimenticarti di richiamare un potenziale cliente, solo perché non te lo sei segnato da nessuna parte? O peggio: pensavi che l’avesse già fatto qualcun altro nel team?
Ecco.
Benvenuto nella giungla della gestione clienti senza un workflow.
Ora, lo so che “workflow CRM” suona tipo roba da manager in giacca grigia che parla di “KPI” e “milestone”. Ma qui, fidati, niente paroloni. Ti spiego semplicemente perché avere dei flussi ben fatti nel tuo CRM ti salva il lavoro. E pure un bel po’ di tempo.
Ma quindi, cos’è sto “workflow CRM”?
È tipo un GPS, ma per le relazioni con i clienti.
Un workflow non è altro che una serie di passaggi che partono automaticamente quando succede qualcosa. Ti faccio un esempio banale:
entra un nuovo lead → gli arriva un’email di benvenuto → dopo 2 giorni ti arriva il promemoria per chiamarlo → se lo chiami e ti dice “sì dai, sentiamoci meglio settimana prossima”, parte un altro reminder.
Cose così. Che sembrano piccole. Ma che, messe tutte insieme, fanno la differenza tra perdere un cliente o chiudere una vendita.
Se vuoi vedere come si costruisce un sistema del genere da zero (senza diventare matto), qui c’è una guida passo passo.
Il CRM non è solo un posto dove scrivi nomi e numeri
Questa la devo dire: un CRM senza workflow è un foglio Excel con lo zucchero a velo sopra. Bello, ordinato, ma fondamentalmente inutile se nessuno sa cosa fare dopo aver scritto il nome del cliente.
Lo dico anche in questo articolo un po’ provocatorio:
il vero problema in Italia non è “non avere il CRM”, è averlo e usarlo come se fosse un taccuino da mercatino.
Il punto è: hai i dati? Bene. E adesso, cosa ci fai?
Il vero superpotere: seguire il cliente prima, durante e dopo
Molti pensano che il CRM serva solo a “gestire i contatti”. Ma in realtà, il bello arriva dopo: quando puoi creare esperienze, anche piccole, che fanno la differenza.
Tipo:
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Ti segni il cliente → parte il flusso di onboarding → dopo 7 giorni gli chiedi se ha dubbi → dopo 30 gli mandi un aggiornamento
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Ti dice “magari più avanti” → tra 3 settimane parte un follow-up automatico (educato eh, non stalker)
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Ha comprato → riceve un’email post-vendita → dopo 2 mesi gli arriva una proposta di upsell pensata bene
E tutto questo… senza doverlo ricordare tu ogni volta.
Ti interessa la parte post-vendita? Qui parlo di come si può usare il CRM per fidelizzare (e non solo vendere): strategie CRM per la fidelizzazione cliente
“Ma non è impersonale?” – No. È intelligente.
Ok, questa domanda esce sempre.
“Automatizzare i messaggi non è freddo?”
Ti rispondo con un’altra domanda:
è più umano dimenticarsi di un cliente, o scrivergli al momento giusto, anche se con un messaggio automatico ben scritto?
Io voto la seconda. Sempre.
Automatizzare non vuol dire fare spam o parlare come un robot. Vuol dire non lasciare nessuno nel limbo.
E sì, puoi farlo senza sembrare un call center del 2005.
Se ti interessa usare la marketing automation con un po’ di stile (e senza farla troppo complicata), ne parlo qui: la marketing automation nella tua strategia di CRM
Anche il tuo team ti ringrazierà (anche se non te lo dirà)
Il CRM con i workflow giusti è una di quelle cose che all’inizio sembrano noiose da impostare, ma poi diventano tipo: “ma come facevamo prima?”
Perché:
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Il commerciale non deve scrivere ogni volta la stessa mail.
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Il marketing sa esattamente a che punto è ogni lead.
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Il customer care non deve chiedere “ma questo cliente l’ha già sentito qualcuno?”
Vuoi fare un po’ di conti su quanto tempo (e soldi) potresti risparmiare? C’è questo calcolatore ROI CRM che fa il lavoro sporco per te.
Ok, ma da dove inizio?
Se non hai mai impostato un workflow in vita tua, non ti preoccupare.
Non devi essere un ingegnere. E nemmeno avere 10 tool diversi.
Ti basta un CRM decente (ce ne sono anche gratis, o quasi) e un po’ di logica.
Tipo: “Cosa succede dopo che una persona mi scrive su LinkedIn?”
O: “Cosa posso mandare 3 giorni dopo una demo?”
Qui c’è una guida pratica per creare un CRM semplice ma efficace
E se stai ancora scegliendo quale CRM usare, ti lascio anche questa guida per capire qual è il migliore per te.
In conclusione (sì, ci arrivo)
Il CRM da solo non basta.
È lo scheletro.
I workflow sono i muscoli che lo fanno muovere.
Senza quelli, stai solo archiviando nomi, email e numeri.
Con quelli, invece, stai costruendo relazioni. E fiducia. E vendite. E tempo libero. (Che non è male.)
Se vuoi fare una chiacchierata…
…per capire da dove iniziare, evitare errori, o anche solo per avere un consiglio, scrivimi qui.
Oppure spulcia il blog, che è pieno di articoli scritti senza filtri e senza venderti nulla.
(E sì, molti li ho scritti mentre aspettavo il treno.)
Articolo scritto con il telefono, tra un caffè e una notifica, con un CRM che mi ha ricordato che era ora di pubblicarlo.