CRM

Come scegliere il CRM perfetto nel 2025 Scegliere un CRM nel 2025 non è proprio una passeggiata. Non basta scrivere “miglior CRM” su Google e cliccare sul primo che esce. Cioè, puoi farlo… ma poi non sorprenderti se ti ritrovi con un coso che sembra un database glorificato più che un aiuto reale. Io la penso così: un CRM non è software, è quasi un socio silenzioso che ti ricorda chi seguire, chi rischi di perdere e come far girare meglio le vendite. E con l’intelligenza artificiale che ormai trovi ovunque, diventa pure capace di consigliarti le mosse giuste. Ma cosa ti serve davvero? La parte noiosa (ma indispensabile) è questa: capire di cosa hai bisogno tu. Non “il mercato”, non i trend, ma tu. Sei una piccola attività che vuole solo ordine nei contatti? Allora basta un sistema semplice, magari un CRM low-cost. Vuoi crescere? Allora serve un software scalabile, che non collassi appena aumentano i lead. Io, ad esempio, non potrei mai lavorare con un sistema rigido. Se il mio CRM non si integra con altre cose (tipo automazioni, email marketing o marketing automation), diventa solo una perdita di tempo. CRM e nuove tecnologie: hype o realtà? Nel 2025 chiunque parli di CRM ti dirà “c’è l’intelligenza artificiale”. Ok, figo. Previsioni di vendita, segmentazioni automatiche, suggerimenti in tempo reale… ma la verità è che non basta il bollino “AI” per rendere un software utile. Sai cosa conta? L’usabilità.Un CRM complicato non lo userà nessuno. Punto. Il trucco è farlo testare al team: se già al primo click qualcuno sbuffa, lascia perdere. Non vuoi ritrovarti con un CRM che finisce a fare la fine dell’abbonamento in palestra: lo paghi, ma resta lì. Vuoi un esempio concreto? Guarda come un CRM rende la pipeline prevedibile e scalabile in questo articolo. Le domande che nessuno fa (ma che cambiano tutto) Quando scegli un CRM nel 2025, prova a porti domande molto terra-terra: Quante persone devono usarlo subito? Quanto ti costa formare il team? Lo vuoi per davvero, o solo per dire “abbiamo il CRM”? Perché, spoiler: non è solo questione di abbonamento. C’è il costo del tempo e delle persone. E se vuoi farti un’idea realistica, guarda anche quanto costa un CRM manager. La mia opinione sincera Il CRM perfetto non esiste. Esiste il CRM che ti serve adesso, e che non ti costringe a ricominciare da zero tra un anno. Magari oggi vuoi solo raccogliere lead. Domani ti servirà fare campagne complesse. Dopodomani avrai bisogno di collegarlo al tuo e-commerce. Quindi scegli una piattaforma che non ti chiuda strade. Se vuoi un approccio più pratico (e meno filosofico del mio), ti consiglio questa guida completa al CRM. E quindi, come si fa? In pratica: non farti fregare dalle demo super patinate.Chiediti solo: questo CRM mi fa risparmiare tempo o me ne fa perdere?Se la risposta è la prima, probabilmente hai trovato quello giusto. E già che ci sei, divertiti a testare il calcolatore ROI CRM. Non è perfetto, ma almeno ti dà un numero su cui ragionare prima di firmare l’ennesimo contratto annuale.

Salesforce Flow: la guida definitiva all’automazione CRM senza codice Meta description (consigliata):Scopri come usare i Salesforce Flow per automatizzare processi aziendali senza scrivere codice. Guida completa con esempi, funzionalità e best practice per CRM scalabili. Introduzione: perché i Salesforce Flow sono fondamentali Se ancora non stai usando i Flow di Salesforce, probabilmente ti stai perdendo lo strumento più potente che hai a disposizione per il tuo CRM. I Flow permettono di automatizzare processi complessi senza scrivere codice, offrendo la flessibilità di uno sviluppatore Apex ma in modalità no-code. In altre parole, ti danno superpoteri da admin Salesforce. Cosa sono i Flow di Salesforce? In parole semplici, i Salesforce Flow sono processi automatizzati che gestiscono logiche aziendali, aggiornano dati e guidano l’utente attraverso schermate interattive. Con i Flow puoi: eseguire aggiornamenti di massa su record non correlati, creare logiche complesse per la conversione delle opportunità, automatizzare attività ripetitive risparmiando tempo e risorse. Ogni nuova release Salesforce amplia le funzionalità dei Flow, rendendoli sempre più centrali nella gestione di un CRM moderno. I tre building block fondamentali dei Flow Ogni Flow si basa su tre componenti principali: 1. Elementi Sono i blocchi logici sulla tela: decisioni, assegnazioni, loop, ma anche azioni sui dati (creare, aggiornare o eliminare record). 2. Connettori Definiscono il percorso tra un elemento e l’altro. In modalità Auto-Layout Salesforce allinea automaticamente la logica, semplificando la gestione visiva. 3. Risorse Variabili e oggetti usati all’interno del Flow. Possono essere: Variabili (testo, numeri, record, date, picklist…) Collezioni (gruppi di variabili elaborate insieme) Costanti (valori statici riutilizzabili) Formule (valori calcolati dinamicamente) Scelte (opzioni mostrate agli utenti in uno Screen Flow). Le funzionalità chiave della Toolbox Sul lato sinistro della tela dei Flow trovi la Toolbox, con tutti gli strumenti disponibili. Gli elementi principali si dividono in: Interazione: Screen, Action, Subflow Logica: Decisioni, Assegnazioni, Trasformazioni, Filtri, Loop Dati: Creazione, aggiornamento, lettura o eliminazione record Con questi copri circa il 90% dei casi d’uso tipici in un CRM. Come si attiva un Flow in Salesforce Un Flow può essere eseguito in diversi modi, a seconda del contesto: Screen Flow: attivati da un pulsante o azione, mostrano schermate agli utenti. Flow pianificati: avviati in base a una pianificazione ricorrente. Autolaunched Flow: richiamati da Apex o da un altro Flow. Flow Trigger su record: avviati automaticamente quando un record viene creato, aggiornato o eliminato. Flow Trigger su Platform Event: eseguiti al verificarsi di eventi di piattaforma. Flow vs altri strumenti di automazione CRM I Flow non sono sempre la scelta giusta. Alcuni esempi: Per form semplici → meglio usare le Quick Action Per integrazioni complesse → l’Apex rimane insostituibile Per automazioni complesse e scalabili → i Flow sono lo strumento più flessibile Best practice: usare i Flow in modo scalabile Con grande potere arrivano grandi responsabilità: per non ritrovarti con Flow ingestibili, segui queste regole: Mantieni la logica modulare e riutilizzabile (usa Subflow). Documenta i Flow e assegna nomi chiari a variabili e risorse. Monitora le performance con debug e log. Aggiorna regolarmente i Flow in base alle release Salesforce. Conclusione: perché padroneggiare i Salesforce Flow I Flow di Salesforce sono lo strumento definitivo per ogni admin e consulente CRM che voglia portare valore rapidamente senza dover scrivere codice. Se gestisci un CRM per piccole imprese, i Flow possono essere il fattore decisivo tra un sistema che “funziona” e uno che spinge davvero il business in avanti. 👉 Vuoi capire come applicare i Flow al tuo caso specifico? Prenota una sessione strategica gratuita: parliamo del tuo CRM, zero fuffa. Vuoi capire come applicare queste strategie al tuo CRM? Prenota una sessione strategica gratuita – parliamo del tuo caso specifico, zero fuffa. Come Chiamare un Flow in Salesforce Per “chiamare” un Flow significa che succede qualcosa che attiva l’esecuzione del Flow. I tipi principali includono: Screen Flow: chiamati tramite un pulsante o azione, appaiono come schermata all’utente Flow Pianificati: vengono eseguiti automaticamente con una pianificazione ricorrente Flow Autolaunched: chiamati tramite Apex o un altro Flow Flow Trigger su Record: iniziano quando un record viene creato, aggiornato o eliminato Flow Trigger su Platform Event: chiamati quando viene ricevuto un platform event Questo aspetto della strategia CRM diventa cruciale quando devi automatizzare processi complessi. I Flow Possono Essere il “Tool Definitivo”? Beh, questa è la domanda da un milione di dollari. Pur essendo potenti e flessibili, i Flow non sono sempre lo strumento migliore per ogni scenario di automazione. Per la creazione di form semplici, le Quick Action potrebbero essere più appropriate. Per integrazioni complesse con strumenti esterni, l’Apex potrebbe essere più adatto nonostante le capacità HTTP Callout dei Flow. Però, imparando e adottando i Flow, puoi aiutare il tuo business oltre quello che un admin Salesforce dichiarativo sarebbe stato in grado di fare prima, portando valore più velocemente senza sviluppatori costosi. Comunque, se stai implementando un CRM per piccole imprese, i Flow possono davvero fare la differenza tra un sistema che funziona e uno che spacca. Quello Che Devi Ricordare I Flow di Salesforce sono probabilmente lo strumento più potente che un admin Salesforce ha a disposizione. I casi d’uso sono infiniti, e le capacità crescono con ogni release Salesforce. Ma ecco il punto: con un grande potere derivano grandi responsabilità. Ci sono best practice che devono essere seguite per assicurarti che i tuoi Flow siano a prova di futuro e scalabili. Se stai pensando di diventare un consulente CRM, padroneggiare i Flow è praticamente obbligatorio. Non è più opzionale. Comunque, se vuoi contenuti così ma più approfonditi, con casi studio reali e una community che spacca, entra in Growth Express. Non è la solita community noiosa, promesso. Questo articolo fa parte della serie dedicata all’ottimizzazione dei CRM e all’automazione dei processi aziendali. Se vuoi approfondire come i Flow si integrano nella tua strategia complessiva, dai un’occhiata agli altri contenuti sulla guida completa al CRM.

Usare Notion come CRM: La Guida Pratica (Senza Fronzoli) Ok, diciamocelo chiaramente. Quante volte ti sei ritrovato a guardare i prezzi dei CRM “professionali” e hai pensato “ma davvero devo spendere 50-100 euro al mese per gestire una lista di contatti?” Io ci sono passato. E dopo aver testato praticamente tutto – da HubSpot a Pipedrive, passando per Salesforce (che costa quanto un mutuo) – sono arrivato a una conclusione abbastanza sorprendente: Notion può essere un CRM serio. Non sto scherzando. Certo, non è la soluzione per tutti. Ma se gestisci una piccola azienda, sei un freelance, o hai un team che non supera le 10 persone, Notion potrebbe essere esattamente quello che ti serve. Senza spendere un patrimonio. Perché Notion Batte i CRM Tradizionali (Almeno per Me) La flessibilità è tutto. Con i CRM classici ti adatti sempre tu al software. Con Notion è il contrario – costruisci il sistema come lavori davvero tu. I vantaggi sono evidenti: Personalizzazione totale: database, viste, proprietà su misura per i tuoi processi Costi contenuti: parti gratis, e anche i piani a pagamento sono ragionevoli Curva di apprendimento dolce: se sai usare Excel, impari Notion in un pomeriggio Collaborazione naturale: commenti, menzioni, condivisione immediata Comunque, non è tutto oro quello che luccica. Notion ha i suoi limiti – automazioni avanzate, email marketing integrato, permessi granulari per team grandi. Ma per la maggior parte delle esigenze? Funziona benissimo. Setup Pratico: Costruire il CRM in 4 Database Ecco il punto: tieni la struttura semplice all’inizio. Quattro database core bastano per partire: Database Aziende: Nome (Title) Dominio (URL) Segmento (Select: SMB, Mid-Market, Enterprise) Fonte acquisizione (Select: Referral, Ads, Organico) Owner (Person) Stato relazione (Status: Prospect, Cliente, Dormiente) Valore opportunità aperte (Rollup) Ultimo contatto (Rollup da Attività) Database Contatti: Nome completo (Title) Email (Email) Telefono (Phone) Ruolo (Select) Azienda (Relation → Aziende) Owner (Person) Fonte (Select) Note personali (Text) Database Opportunità: Nome deal (Title) – tipo “ACME Corp – Licenze Software” Azienda (Relation) Contatti coinvolti (Relation multipla) Fase (Status: Nuova, Qualificata, Demo, Proposta, Negoziazione, Vinta, Persa) Importo (Number, formato valuta) Probabilità % (Select: 10%, 25%, 50%, 75%, 90%) Importo ponderato (Formula: Importo×Probabilitaˋ100Importo×100Probabilitaˋ​) Data chiusura prevista (Date) Owner (Person) Prossima azione (Text) Database Attività: Titolo (Title) Tipo (Select: Call, Email, Meeting, Follow-up, Demo) Collegamento Opportunità (Relation) Collegamento Contatto (Relation) Data/Scadenza (Date con reminder) Stato (Status: Da fare, In corso, Completata) Assegnatario (Person) Note risultato (Text) In realtà, questa struttura la puoi montare in 30 minuti. Poi la raffini man mano che capisci cosa ti serve davvero. Le Viste Che Cambiano il Gioco La vista Kanban per le opportunità è oro colato. Trascini i deal da una fase all’altra, vedi subito dove si incagliano le trattative. È visuale, immediato. Altre viste che uso quotidianamente: Attività oggi e domani (filtrata per data e assegnatario) Opportunità da chiudere questo mese (filtro su data chiusura) Deal a rischio (nessuna attività negli ultimi 14 giorni) Pipeline per owner (vista board) Calendario follow-up (vista calendario sulle attività) Quindi, la cosa bella è che puoi creare viste per qualsiasi necessità. Clienti senza email, prospect senza owner assegnato, deal sopra i 10k euro. Tutto filtrato in automatico. Automazioni Senza Impazzire Zapier è il tuo migliore amico qui. O Make, se preferisci (costa meno). Li uso per collegare tutto: Esempi concreti che funzionano: Form sito web → Nuovo lead: qualcuno compila il form, boom – nuovo contatto in Notion con opportunità collegata Email importante → Note CRM: forwardi email cruciali direttamente nel record cliente Nuovo deal vinto → Notifica Slack: il team festeggia in automatico Scadenza follow-up → Reminder: notifiche sui canali che usi davvero Una piccola automazione che adoro: quando segno un’opportunità come “Vinta”, si crea automaticamente una attività “Onboarding cliente” programmata per la settimana successiva. Dashboard CRM: Una Home Che Funziona Crea una pagina “CRM Dashboard” con i widget essenziali: KPI immediati: Pipeline totale (somma importi opportunità aperte) Pipeline ponderata (somma importi ponderati) Deal da chiudere nel mese Attività scadute (filtro rosso, impossibile da ignorare) Focus personali: Le mie opportunità aperte (filtro per owner) Le mie attività di oggi Clienti da ricontattare (ultimo contatto > 30 giorni) Collegamenti rapidi: Template note riunione Listino prezzi Script chiamate commerciali Niente grafici elaborati – per quelli puoi sempre esportare in Google Sheets. Ma per il controllo quotidiano, questa dashboard basta e avanza. Best Practice Che Funzionano Davvero Aggiorna tutto, sempre. Lo so, sembra ovvio. Ma un CRM con dati vecchi è peggio di non avere un CRM. Punto. Altre regole che seguo: Convenzioni nomi: “Azienda – Oggetto” per le opportunità, così le trovi subito Campi obbligatori: Email e Owner su ogni contatto, Fase e Importo su ogni opportunità Revisione settimanale: 15 minuti ogni venerdì per pulire attività completate e aggiornare prossime azioni Template per tutto: call commerciali, follow-up, proposte. Risparmiano tempo e mantengono la qualità Ecco una cosa che ho imparato a mie spese: se un’opportunità non ha una “prossima azione” definita, è morta. Tienilo sempre compilato. Quando Notion NON è la Scelta Giusta Sii onesto con te stesso. Notion non è perfetto per tutti: Non usarlo se: Gestisci più di 1000 contatti attivi Hai bisogno di email marketing integrato Il tuo team supera le 15 persone Servono automazioni di vendita complesse Hai processi di approvazione articolati In questi casi, valuta: HubSpot (se hai budget) Pipedrive (buon compromesso) Monday.com (per team grandi) Ma per piccole aziende, freelance, agenzie creative? Notion è spesso la scelta più intelligente. Migrazione Rapida: Come Partire Oggi Hai già un CRM? Nessun problema: Esporta tutto in CSV dal sistema attuale Importa in Notion (funzione nativa) Ricrea le relazioni usando chiavi comuni (email, nome azienda) Testa con 20-30 record prima di andare in produzione Forma il team sulle nuove procedure Parti da zero? Ancora meglio: Crea i 4 database base (30 minuti) Aggiungi 10 contatti di test Crea 3-4 opportunità fittizie Prova le viste e i filtri Imposta una automazione semplice (form → contatto) Comunque, il consiglio è sempre lo stesso: inizia semplice, raffina dopo. FAQ Pratiche È davvero efficace Notion come CRM? Per team piccoli-medi, assolutamente sì. Ho visto agenzie da 5 persone gestire 500+ clienti senza