Megaguida · CRM · Gradino 0 Assaggio
Il CRM giusto in 10 minuti (smetti di chiedere qual è il migliore)
Scegli il CRM partendo da processi e volumi tuoi, non dalle classifiche.
Tappa 5 · Il custode · Il CRM scelto sui tuoi processi in 10 minuti: ogni contatto ha finalmente una casa.Questa guida apre la tappa 5, il custode. Fin qui hai imparato a trovare contatti. Adesso vanno raccolti in un posto solo, e la prima mossa è scegliere il CRM in dieci minuti, con un foglio.
"Qual è il miglior CRM?" è la domanda che ricevo più spesso. Se la fai in un gruppo Facebook ricevi venti risposte. Qualcuna arriva da chi i CRM li conosce, molte da chi ne ha visti due o tre. Nessuno di loro conosce i tuoi processi.
Qui trovi le domande che faccio ai clienti prima di consigliare una piattaforma, una scheda da compilare e il prompt per far fare il confronto a Claude con i tuoi dati.
Guarda il video della guida · YouTube01 di 05
Scrivi cosa deve fare il CRM
Prima di aprire una pagina di confronto, scrivi tre cose su una pagina:
- I casi d'uso di oggi: cosa fai con contatti, trattative e clienti, passo per passo. Chi inserisce i dati, chi li guarda, quando.
- I risultati che vuoi: follow-up (i ricontatti dopo il primo contatto) che non si perdono, report per la direzione, campagne email. Al massimo tre.
- I sistemi che hai già: gestionale, fatturazione, sito, email, WhatsApp. Il CRM deve parlare con questi.
# Scheda CRM: [attività], [numero di persone] ## Casi d'uso di oggi - Da dove arrivano i contatti: [sito, LinkedIn, telefono, passaparola] - Chi li inserisce e dove: [nome o ruolo, strumento] - Come segui una trattativa dal primo contatto alla firma: [passi] - Dove si perdono i contatti oggi: [...] ## Risultati che voglio (massimo 3) 1. [...] 2. [...] 3. [...] ## Sistemi da collegare - Gestionale o fatturazione: [nome] - Email: [Gmail, Outlook] - Sito e moduli: [...] - WhatsApp o telefono: [...] ## Persone e tempo - Utenti oggi: [numero] - Utenti tra tre anni: [numero] - Chi configura e mantiene il CRM: [nome o ruolo] - Ore a settimana disponibili per il CRM: [ore] ## Budget - Licenze all'anno: [euro]
# Scheda CRM: agenzia B2B, 6 persone ## Casi d'uso di oggi - i lead arrivano dal sito e da LinkedIn - il titolare li segna su Excel, quando si ricorda - i preventivi partono da Word, il follow-up non ha una data ## Risultati che voglio (massimo 3) 1. nessun follow-up perso 2. le trattative del mese senza chiedere a nessuno 3. quanti contratti porta ogni fonte ## Sistemi da collegare - programma di fatturazione, Gmail, modulo del sito
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Conta le ore delle persone, poi le licenze
Il prezzo della licenza è la parte piccola del costo. La parte grande è il tempo: chi configura il CRM, chi lo mantiene, quanti minuti al giorno ci passano i commerciali.
Io uso un CRM che costa 12 euro l'anno. Ne sono moderatamente contento, e lo tengo perché fa quello che mi serve. Se nessuno lo apre, anche un CRM da mille euro al mese non porta niente.
Il costo vero del primo anno
| Voce | Come la calcoli |
|---|---|
| Licenze | utenti × prezzo al mese × 12 |
| Configurazione | ore di chi imposta campi, stadi e automazioni |
| Import dei dati | ore per pulire e caricare i contatti che hai |
| Formazione | ore del team nelle prime quattro settimane |
| Uso quotidiano | minuti al giorno × commerciali × giorni lavorativi |
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Scegli per i prossimi tre anni
Il fornitore del CRM resta con te per almeno tre anni. La domanda da farsi è se il CRM regge quando l'azienda fa il triplo. Io guardo quattro cose:
- Scala: utenti, contatti e automazioni crescono senza cambiare piattaforma.
- Il fornitore ci sarà ancora: diffida dei CRM appena nati che promettono tutto gratis.
- Si adatta a te: campi tuoi, report che costruisci da solo, workflow (regole automatiche) che mandano email e assegnano attività.
- Velocità: quanto ci metti a cambiare un processo quando cambia il mercato.
In un concessionario multimarca abbiamo tenuto il CRM che c'era e l'abbiamo collegato al centralino e a WhatsApp. Il fatturato annuo è salito del 19% (giorgiognoli.it/casi/). Cambiare piattaforma è una scelta, a volte basta collegare bene quella che hai.
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Lascia fuori dalla scelta l'ultima funzione AI
Ogni mese un CRM lancia un assistente AI nuovo. Le funzioni AI arrivano su tutte le piattaforme principali nel giro di pochi mesi, quindi non usarle per decidere.
Guarda dove vuoi che sia la tua azienda tra tre anni e quale CRM ti ci porta.
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Fai fare il confronto a Claude con la tua scheda
Quando la scheda è pronta, incollala in Claude. Senza i tuoi casi d'uso l'AI ti ripete le classifiche di internet. Con la scheda confronta i CRM sul tuo lavoro.
Sei un consulente CRM indipendente. Non hai accordi con nessun fornitore. Ti incollo la scheda CRM della mia azienda: [incolla qui scheda-crm.md] Obiettivo a tre anni: [esempio: triplicare i clienti] Prima di rispondere fammi le domande che ti servono, una alla volta. Poi proponi 3 CRM adatti. Per ognuno: perché funziona per noi, cosa non fa, costo annuo stimato con il numero di utenti (controlla il listino sul sito ufficiale), rischio a tre anni. Chiudi con le 5 domande da fare al fornitore nella demo.
Il confronto parte dalle domande
Ti incollo la scheda CRM della mia agenzia. Proponi 3 CRM.
Prima due domande. Quanti utenti avrete tra tre anni? I preventivi devono partire dal CRM o restano su Word?
Tra tre anni 15 utenti. I preventivi li vogliamo nel CRM.
Allora escludo i CRM che fanno pagare i preventivi come modulo a parte. Ecco 3 candidati con il costo annuo per 15 utenti e le 5 domande per la demo.
Prima di chiudere, controlla
Cosa cambia da domani
Da domani hai una scheda di una pagina e tre CRM scelti sui tuoi processi. Alla prima demo fai le tue domande e salti quelle del fornitore. Io lavoro con un CRM da 12 euro l'anno: conta che il team lo usi ogni giorno.
Prossima guida: Il messaggio WhatsApp che porta 27 clienti al mese dal passaparola, per far partire dal CRM il primo messaggio che ti porta clienti nuovi.