CRM gratis: quale scegliere e cosa costa davvero

Un CRM gratis esiste davvero, in tre forme: il piano gratuito di un CRM online (HubSpot, Zoho e altri), un CRM open source che installi su un tuo server, oppure un foglio Excel o Google usato come CRM. Tutti e tre hanno licenza a zero. Nessuno dei tre è gratis del tutto: paghi in limiti, in server o in ore di lavoro.

In questa guida trovi le differenze tra le tre strade, cosa succede quando superi i limiti del piano gratuito, quanto lavoro chiede un CRM open source e come lo uso nella mia agenzia, con i numeri presi dal CRM stesso. Alla fine c’è una tabella per scegliere in due minuti.

CRM gratis: le tre strade

Prima di confrontare i programmi, conviene capire cosa stai scegliendo davvero.

• Piano gratuito di un CRM online. Ti registri, entri, lavori. Il fornitore tiene server, aggiornamenti e sicurezza. In cambio mette dei limiti, e quando li superi passi a un piano a pagamento.
• CRM open source. Il codice è libero e lo installi dove vuoi, di solito su un server tuo. Nessun limite di utenti imposto dal fornitore, ma l’installazione, gli aggiornamenti e i backup diventano un lavoro tuo.
• Excel o Google Sheets. Un foglio con una riga per cliente e una colonna per la fase. Va bene finché lo aggiorna una persona sola e i contatti sono poche decine.

CRM gratis online: cosa ti danno i piani gratuiti

I piani gratuiti dei CRM online sono il modo più veloce per partire. Due esempi tra i più usati:

• HubSpot ha un CRM gratuito con contatti, aziende, trattative e attività, e piani a pagamento per le funzioni di vendita e marketing più avanzate.
• Zoho CRM nella versione gratuita arriva a 3 utenti, con contatti, lead, trattative, attività e 1 GB di spazio per i file.

Prima di scegliere guarda il limite di utenti e di automazioni, più del numero di contatti. Il giorno in cui entra il quarto commerciale, o in cui vuoi che il CRM mandi un promemoria da solo, il piano gratuito di solito non basta più. A quel punto hai già i dati dentro, e cambiare costa più che pagare.

Quanto costano i piani a pagamento dei CRM più usati, e cosa entra nel conto oltre alla licenza, l’ho messo nella guida su quanto costa un CRM.

Se vuoi il confronto programma per programma, con chi ha un piano gratuito permanente e chi solo una prova, l’ho fatto nella guida ai CRM per piccole imprese.

CRM open source: gratis il software, non il lavoro

Un CRM open source è un programma con il codice pubblico che puoi installare e modificare. Due esempi: Twenty, nato come CRM, e Odoo, un gestionale con una versione open source che comprende anche il CRM. Quando lo installi su un server tuo, invece di usarlo online dal fornitore, si dice self-hosted. Il vantaggio è il controllo: i dati stanno sul tuo server, aggiungi i campi che vuoi, colleghi quello che vuoi con le API.

Il prezzo è tecnico. La guida all’installazione di Twenty, per esempio, chiede un server con almeno 2 GB di RAM, Docker installato, un dominio con certificato SSL e dedica una sezione intera ai backup del database, da automatizzare ogni giorno. Tutto questo non lo fa nessuno al posto tuo: se il server si ferma, il CRM si ferma.

Conviene quando in azienda c’è qualcuno che sa gestire un server, o quando il CRM deve parlare con altri sistemi in modi che i piani a pagamento non permettono. Non conviene se cerchi solo un posto dove segnare i clienti senza pensarci.

Il caso reale: un CRM open source nella mia agenzia

Nella mia agenzia uso Twenty, un CRM open source, installato su un nostro sottodominio. Lo scopo era uno solo: avere davanti tutte le trattative aperte, con valore, prossimo passo e storia della conversazione, senza pagare una licenza per utente.

Il software è gratis. Farlo funzionare come serviva a noi ha chiesto lavoro:

• Le persone non entrano da sole. I contatti arrivano dalle campagne di email a freddo. Per portarli nel CRM ho scritto una sincronizzazione che gira ogni 15 minuti e importa solo chi ha un’etichetta precisa sulla piattaforma di invio: persona, azienda, opportunità e testo della conversazione. A fine settembre, in due giorni, ho etichettato così 52 contatti da seguire.
• I campi giusti non ci sono. Nella vista “trattative aperte” per azienda mancavano il valore della trattativa, il prossimo passo e la conversazione. Li ho aggiunti come campi nuovi sull’azienda, copiati in automatico dalla trattativa e dalla persona collegate. Il primo giro li ha riempiti su 117 aziende. Il secondo giro, uguale, ha fatto zero modifiche: è il controllo che la sincronizzazione non riscrive gli stessi dati ogni 15 minuti.
• La posta va collegata a mano. Per vedere le email nel CRM ogni utente deve collegare la sua casella dalle impostazioni, con il login di Google. Non si fa da codice.

Il risultato funziona e i dati restano nostri. Ma la frase “CRM gratis” qui vuol dire: zero licenze, più un server, più qualche giornata di sviluppo, più qualcuno che controlla che la sincronizzazione giri. Per un’agenzia che scrive codice ogni giorno ha senso. Per uno studio professionale di cinque persone, quasi mai.

CRM gratis su Excel o Google: quando basta un foglio

Un foglio di calcolo è il CRM gratis più sottovalutato e più abusato. Funziona se:

1. lo aggiorna una persona sola, o al massimo due con regole chiare;
2. hai una riga per cliente e colonne fisse: nome, azienda, contatto, fase della pipeline di vendita, valore, prossimo passo con data;
3. i contatti attivi sono poche decine, non centinaia.

Smette di funzionare quando ognuno scrive a modo suo, quando nessuno sa qual è la versione giusta del file e quando i follow up dipendono dalla memoria. Lì un foglio non ti avvisa, e il cliente che aspettava una risposta resta lì. Ne parlo anche nella guida su come fare follow up ai clienti.

Come scegliere un CRM gratis

Le sei domande qui sopra decidono la strada più di qualsiasi lista di funzioni. Se le risposte sono “una o due persone, a mano, niente in automatico”, parti dal foglio o dal piano gratuito. Se il CRM deve ricevere dati da altri strumenti e lavorare da solo, il piano gratuito ti stringe presto e l’open source ha senso solo con qualcuno che sa gestirlo. Il metodo completo per scegliere, con il calcolo del costo su tre anni, è nella guida su come scegliere il CRM.

Errori da evitare

• Scegliere il CRM perché è gratis. Il costo della licenza è la parte più piccola: conta quanto tempo serve per tenerlo aggiornato e quanto costa cambiarlo dopo.
• Ignorare il limite di utenti. Il piano gratuito va bene finché il team non cresce. Poi ti trovi a pagare con i dati già dentro e poco margine per trattare.
• Installare un open source senza nessuno che lo segua. Aggiornamenti, sicurezza e backup non si fanno da soli. Un CRM fermo il lunedì mattina costa più di una licenza.
• Portare nel CRM dati sporchi. Doppioni, telefoni scritti in tre modi, aziende senza nome: un CRM gratis pieno di errori resta pieno di errori. Prima sistemali con le regole della guida sulla qualità dei dati del CRM.
• Usare il foglio condiviso in cinque. Senza regole, ognuno scrive a modo suo e dopo sei mesi nessuno si fida più del file.

Domande frequenti

Esiste un CRM gratis per sempre?

Sì. Alcuni CRM online hanno un piano gratuito permanente, non solo una prova a tempo, e i CRM open source non hanno licenza. In tutti i casi ci sono limiti o costi da un’altra parte: utenti e funzioni nei piani gratuiti, server e manutenzione nell’open source.

Qual è il miglior CRM gratis italiano?

Non c’è un vincitore unico: dipende da quante persone lo usano e cosa deve fare. Molti CRM internazionali con piano gratuito hanno l’interfaccia in italiano. Prima di scegliere controlla lingua, limite di utenti e dove vengono conservati i dati.

Un CRM open source è davvero gratis?

Il software sì, il lavoro no. Serve un server, qualcuno che lo installi, lo aggiorni e faccia i backup. Per Twenty, per esempio, la documentazione chiede almeno 2 GB di RAM e Docker. Conviene se in azienda c’è una persona tecnica.

Posso usare Excel come CRM gratis?

Sì, se lo aggiorna una persona sola e i contatti attivi sono poche decine. Servono una riga per cliente, colonne fisse e una colonna con il prossimo passo e la data. Quando il team cresce, il foglio smette di essere aggiornato.

Quando passare da un CRM gratis a uno a pagamento?

Quando ti servono più utenti di quelli inclusi, automazioni che il piano gratuito non ha, o quando passi più tempo ad aggirare i limiti che a vendere. Fai il conto su tre anni: licenza, tempo risparmiato e costo di un cambio più avanti.

Vuoi capire quale CRM ti serve davvero?

Prima di scegliere, scarica la checklist qui sotto: sono le domande che uso per capire cosa deve fare un CRM in un’azienda vera. Se il CRM ce l’hai già e non ti fidi dei dati, la Diagnosi CRM parte da lì.