Quanto costa un CRM: licenze, costi nascosti e primo anno

Quanto costa un CRM? La licenza costa da zero a circa 100 euro per utente al mese, per i CRM che usa di solito una piccola o media impresa. Ma la licenza è la parte piccola del conto. Il resto lo paghi in integrazioni, configurazione e soprattutto formazione delle persone che lo useranno.

I prezzi veri che ho visto pagare alle aziende sono spesso diversi da quelli dei listini. A volte più bassi, perché ci sono sconti. Più spesso più alti, perché un’azienda da 10-50 persone scopre dopo i costi delle integrazioni, e alla fine le singole licenze pesano meno di tutto il resto.

Qui sotto trovi i prezzi delle licenze presi dalle pagine ufficiali, i costi che non vedi nel listino, quante ore di formazione mettere in conto, e quanto metterei a budget io per il primo anno.

Quanto costa un CRM: le voci di spesa

Un CRM ha cinque voci di costo. Solo la prima è scritta nella pagina prezzi del fornitore.

1. Licenza: il canone per utente al mese, quello che trovi nella pagina prezzi.
2. Integrazioni: collegare il CRM alla posta, al gestionale, al sito, al telefono.
3. Configurazione: campi, fasi di vendita, automazioni, personalizzazioni.
4. Formazione: le ore per insegnare a ogni persona a lavorarci bene.
5. Tempo interno: le ore del team nei primi mesi, tra dati da sistemare e abitudini da cambiare.

Prezzi delle licenze dei CRM più usati

Questi sono i prezzi delle pagine ufficiali dei fornitori, controllati il 2 novembre 2026, IVA esclusa. Cambiano spesso: prima di decidere riapri il link.

CRM	Piano gratuito	Piani a pagamento, per utente al mese	Da sapere
HubSpot Sales Hub	Sì, fino a 2 utenti	Starter 20 $, Professional 100 $, Enterprise 150 $	Con impegno annuale Starter e Professional costano meno. Onboarding obbligatorio: 1.500 $ per Professional, 3.500 $ per Enterprise
Pipedrive	No	Essenziale 14 €, Espansione 39 €, Premium 59 €, Eccellente 79 €	Prezzi con fatturazione annuale
Salesforce Sales Cloud	Sì, Free Suite	Starter Suite 25 €, Pro Suite 100 €, Core 195 €, Advanced 395 €, Max 550 €	Fatturazione annuale
Zoho CRM	Sì, fino a 3 utenti	Standard, Professional, Enterprise, Ultimate	Prezzi dal calcolatore sulla pagina; l’annuale fa risparmiare fino al 34%
Attio	Sì, fino a 3 utenti	Plus 31 €, Pro 74 €	Prezzi con fatturazione annuale; Enterprise su richiesta
Twenty	Sì, se lo installi tu: è open source	In cloud: Pro 9 $, Organization 39 $	Il cloud include un server MCP per collegarlo a un assistente AI

Per fare due conti: 10 commerciali su Pipedrive Espansione sono 39 × 10 × 12 = 4.680 euro l’anno. Gli stessi 10 su HubSpot Professional sono 100 × 10 × 12 = 12.000 dollari, più 1.500 di onboarding. E siamo ancora alla sola licenza.

I costi nascosti: le integrazioni

Il costo che sorprende di più sono le integrazioni. La posta non è perfettamente collegata, il gestionale non parla con il CRM, qualcosa non va come dovrebbe. Ogni collegamento da costruire o sistemare è tempo di qualcuno, pagato a ore.

Per questo il mio consiglio è parlarne prima, e capire esattamente cosa serve all’azienda, ancora prima di guardare come funziona il CRM e quanto costa la licenza. La licenza, finché non sai cosa deve fare il CRM, è un prezzo finto.

Quanto costa l’implementazione: le ore di formazione

Per lavorare bene su un CRM una persona ha bisogno di 20-40 ore di formazione iniziale, a seconda di cosa fa. Parlo della singola persona: non è una cosa che si risolve in un’ora o due.

Diffida di chi ti propone formazioni più corte. Di solito vuol dire che sta riducendo la propria offerta per stare nel prezzo, e la formazione diventa sommaria.

Quando la formazione non si fa, l’adozione fallisce. L’ho visto con alcune aziende B2B del settore alberghiero: hanno speso il budget del CRM in personalizzazioni, e intanto le persone continuavano a non usarlo. Hanno risparmiato le ore di formazione e pagato un CRM che nessuno usava.

Per questo considero il tempo del team un investimento: le ore di formazione costruiscono una competenza che resta in azienda, a patto che i venditori formati restino e che quello che hanno imparato venga usato.

CRM gratis o a pagamento?

Quando il CRM viene adottato davvero, gli effetti si vedono subito, anche se il CRM è gratuito. Con Attio, con Pipedrive o con Vtiger ho visto tassi di chiusura passare dal 12% al 20%. Il merito è del metodo di vendita che è entrato nel CRM.

Partire gratis però non è sempre un risparmio. Un’azienda che produce serramenti è partita con HubSpot gratuito e ha automatizzato troppo, troppo presto. Alla fine ha dovuto rifare tutto da capo.

Il CRM non serve ancora quando l’azienda riceve meno di due o tre richieste al mese e c’è un solo commerciale, o il commerciale è l’imprenditore stesso. Lì un foglio ben tenuto basta. Ne parlo meglio nella guida al CRM per piccole imprese.

Come capire se il CRM si ripaga

Si ripaga se c’è un prima e un dopo. Misuri il fatturato, ma anche quello che sta dentro il CRM: la qualità dei contatti, i tassi di chiusura di ogni commerciale.

I numeri dei miei clienti li ho, ma non li posso condividere con i nomi. Posso dirti cosa ho visto succedere:

• clienti che hanno raddoppiato la conversione da preventivo a contratto;
• un cliente passato da circa 6.000 a 30.000 euro di fatturato al mese;
• l’NPS, l’indice di soddisfazione dei clienti, salito di almeno un punto, perché le opportunità vengono seguite meglio.

In tutti questi casi il merito è del processo commerciale che il CRM ha reso visibile e ripetibile.

Gli errori di budget più comuni

Mettere tutto sulla tecnologia. L’errore che vedo più spesso è mettere quasi tutto il budget sul software, un po’ sulla formazione e niente su processi e obiettivi. Io parto sempre da un workshop con chi guida l’azienda: si decidono le priorità e si mettono in chiaro i blocchi che le fermano.

Affidare il progetto all’IT. Il CRM riguarda tutta l’azienda, a partire dall’imprenditore. Se diventa un progetto dell’ufficio IT, il commerciale lo subisce invece di usarlo.

Confrontare le funzioni. Tutti confrontano le licenze e le funzioni, perché è su quelle che puntano i fornitori. Ma un CRM è come un abito: ce ne sono di oggettivamente belli, ma ognuno ha un fisico diverso e lo deve usare per cose diverse. Non vai a una sfilata in tuta, e non vai in palestra in giacca e cravatta.

Più di un’azienda mi ha detto che, se avessimo parlato di strategia prima, avrebbe risparmiato parecchi soldi.

Quanto mettere a budget il primo anno

Se un imprenditore mi chiede quanto mettere da parte, la prima risposta è: per ora non comprare nessun CRM. Prima capiamo dove vuole arrivare, quanto è disposto a investire nel CRM e soprattutto quanto nel processo e nella formazione che ci girano intorno.

Per una piccola impresa, un progetto CRM fatto bene parte da 10.000 euro il primo anno, tra licenze, configurazione e tempo interno. Se oggi non hai almeno questa cifra da dedicarci, ti consiglio di non investire ancora nel CRM e di continuare a lavorare come fai.

Voce	Quanto pesa	Da dove viene il dato
Licenza	0-100 € circa per utente al mese	Pagine prezzi ufficiali, 2/11/2026
Onboarding del fornitore	Fino a 3.500 $ una tantum	Pagina prezzi HubSpot
Integrazioni e configurazione	Dipende da cosa deve parlare con cosa	Da capire prima di scegliere
Formazione	20-40 ore per persona	I miei progetti
Primo anno, piccola impresa	Da 10.000 € in su	I miei progetti

Il costo più grande: non usarlo bene

Il costo più grande di un CRM è il costo dell’inazione. Ho visto più volte che un CRM usato bene permette di raddoppiare o triplicare il fatturato. Se non lo fai, paghi con la crescita che non arriva, e quel costo non compare in nessun preventivo.

Se vuoi qualcuno che ti aiuti a fare questi conti sulla tua azienda, qui trovi come lavoro come consulente CRM. Per scegliere lo strumento, la guida è come scegliere il CRM.

Domande frequenti

Quanto costa un CRM al mese?

La licenza va da zero a circa 100 euro per utente al mese per i CRM più usati da una PMI, e sale oltre i 500 euro nei piani più alti di Salesforce. Al canone si aggiungono integrazioni, configurazione e formazione, che nel primo anno di solito costano più delle licenze.

Esiste un CRM gratis?

Sì. HubSpot è gratis fino a 2 utenti, Zoho CRM e Attio fino a 3, Twenty è open source e lo installi gratis su un tuo server. Il piano gratuito ha limiti di funzioni, e il lavoro per configurarlo e imparare a usarlo resta uguale.

Quanto costa implementare un CRM?

Dipende da integrazioni e personalizzazioni. Il minimo da mettere in conto è la formazione: 20-40 ore per ogni persona che lo userà. Per una piccola impresa, un progetto fatto bene parte da 10.000 euro il primo anno, tutto compreso.

Conviene partire con un CRM gratuito?

Conviene se dentro ci metti un metodo di vendita. Ho visto aziende migliorare i tassi di chiusura con CRM gratuiti, e altre partire gratis, automatizzare troppo e rifare tutto. Il risparmio sulla licenza conta meno di come imposti il processo.

Se vuoi capire dove la tua azienda perde clienti prima di spendere in licenze, parti dalla Diagnosi CRM.